Pravidla zpracování osobních údajů ve společnosti W rent, s. r. o.

Ochrana Vašich osobních údajů je jedním významným prvkem budování systémů a postupů využívaných v naší společnosti. Tato pravidla vysvětlují, jakým způsobem ve společnosti W rent, s. r. o., se sídlem Prečín 277, 018 15 Prečín, Slovensko, IČO: 46 908 668, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Okresního soudu Trenčín, oddíl Sro, vložka č. 27314/R, zpracováváme Vaše osobní údaje při poskytování našich služeb.

Zdůrazňujeme, že naše společnost se zavazuje neustále zlepšovat politiku, postupy a systém bezpečnosti ochrany osobních údajů a za tímto účelem jejich přiměřeně inovovat a zdokonalovat. Ve snaze zajistit účinnou ochranu osobních údajů získáváme a uplatňujeme v praxi nejnovější poznatky.

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme primárně obecným nařízením Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46 / ES (obecné nařízení o ochraně údajů) známým jako GDPR a ustanoveními zákona č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů a dalších předpisů.

Zaměstnanci naší společnosti a další osoby podílející se na naší činnosti jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech informacích a dokladech o záležitostech týkajících se našich zákazníků, které jsme získali při výkonu své činnosti, a které nejsou veřejně přístupné.

Pokud máte jakékoliv dotazy, můžete nás kdykoliv kontaktovat, a to na adrese naší provozovny Mládežnícka 2161/99 (v Průmyslovém areálu v Povážských strojírnách), 017 01 Považská Bystrica, GPS souřadnice: 49°07’35.6″ N, 18°24’53.0″ E nebo prostřednictvím e-mailu: obchod.wrent.sk.

1. Co jsou osobní údaje?

  1. Osobní údaje rozumějí jakékoli údaje, na základě kterých Vás můžeme identifikovat, ať už přímo nebo nepřímo. Osobní údaje tak mohou být například jméno, příjmení, adresa nebo telefonní číslo.
  2. GDPR rozeznává i zvláštní kategorii osobních údajů, ke které je třeba přistupovat mimořádně citlivě. Zvláštní kategorie osobních údajů jsou takové údaje, které odhalují rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení nebo členství v odborech, ale i například genetické údaje určené na Vaši identifikaci, zda údaje týkající se zdraví. Naše společnost nemá zájem při uzavírání smluvních vztahů zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů svých zákazníků. V případě, že jste nám takové údaje předali, prosíme Vás, abyste nás o tom informovali prostřednictvím výše uvedených kontaktů a my zajistíme jejich vymazání z našich databází, pokud nám platný právní řád ČR jejich odstranění neznemožňuje.
  3. Speciálním režimem se řídí i osobní údaje nezletilých dětí. Naše společnost tyto údaje úmyslně nezpracovává kromě případů, kdy nám to přikazuje zákon (např. V určitých případech v pracovních vztazích). V případě, že zjistíte, že nám byly předány osobní údaje nezletilých dětí, prosíme Vás, abyste nás o tom informovali prostřednictvím výše uvedených kontaktů a my zajistíme jejich vymazání z našich databází, pokud nám platný právní řád ČR jejich odstranění neznemožňuje.

2. Proč zpracováváme osobní údaje?

  1. Zpracování osobních údajů rozumí jakýkoli úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, jako například jejich získávání, uspořádávání, uchovávání, vyhledávání, nahlížení, používání, šíření, vymazání nebo likvidaci, a to bez ohledu na to, zda se provádějí automatizovanými nebo neautomatickými prostředky.
  2. Vaše osobní údaje zpracováváme především proto, abychom Vám mohli poskytovat naše služby a plnit zákonné povinnosti.
  3. Kromě toho Vaše osobní údaje zpracováváme i v případě, že to vyžaduje platný právní řád ČR nebo pokud potřebujeme chránit oprávněné zájmy našich zákazníků, naší společnosti nebo v odůvodněných případech i jiných osob.

3. Na jaké účely a na jakých právních základech zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje potřebujeme na: Vaše osobní údaje zpracováváme na základě: Osobní údaje, které z tohoto důvodu zpracováváme, jsou zejména:
předsmluvní jednání, tj zodpovězení Vašich dotazů k našim službám Vaší žádosti provádíme opatření před uzavřením smlouvy jméno, příjmení, e-mail, telefonický kontakt a údaje, které uvedete během předsmluvních jednání
poskytování našich služeb plnění smlouvy údaje na uzavření smlouvy a na zajištění informovanosti o průběhu poskytování služby nebo pro administrativní účely, jako například kontakty na zasílání faktur a provádění plateb
příprava cenových nabídek plnění předsmluvních povinností Údaje potřebné pro přípravu nezávazné nabídky v části poptávkový košík v rozsahu: jméno a příjmení, e-mail, telefon, stát, název společnosti
zajištění souladu naší činnosti s právními předpisy plnění zákonných povinností, které nám vyplývají hlavně ze Zákona o účetnictví, Zákona o opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a Zákona o oznamování protispolečenské činnosti výhradně údaje, které přímo požaduje platný právní řád ČR
statistické účely, archivní účely ve veřejném zájmu a účely historického a vědeckého výzkumu plnění zákonných povinností podle Zákona o archivnictví a spisové a Zákona o účetnictví údaje, které jsou potřebné za účelem splnění povinnosti archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého nebo historického výzkumu či pro statistické účely
účely týkající se ochrany oprávněných zájmů naší společnosti oprávněných zájmů naší společnosti nebo přímo Vás jako dotčených osob, přičemž v těchto případech vždy pečlivě zvažujeme, zda zpracovávání nebude představovat nepřiměřený zásah do Vašich práv. Pokud máte zájem o bližší informace, můžete nás o ně požádat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. Proti takovému zpracovávání osobních údajů můžete vždy namietať.e např. e-mailové adresy na zasílání informací o našich službách (marketingové účely), přičemž oprávněný zájem naší společnosti spočívá ve snaze informovat naše zákazníky o nových produktech a inovacích, které poskytujeme
fotografická podobizna nebo videozáznam z instalaci, montáži nebo servisu našich produktů u našich odběratelů, které mohou být využity pro propagační účely našich výrobků a služeb například jejich sdílením na naší webové stránce a také na našich sociálních sítích
dynamický nebo statický záznam z kamer monitorujících prostor před naší provozovnou jakož i vnitřní prostory provozu, který je vystavován za účelem ochrany majetku i ochrany majetku bezpečnosti a zdraví zaměstnanců
osobní údaje v rozsahu například: obchodní jméno společnosti, e-mail a telefonní kontakt získávané z hlasových záznamů z naší infolinky, které jsou pořizovány za účelem zkvalitnění služeb našim zákazníkům
kontaktní formulář na stránce https://wrent.sk/sk/, v rozsahu osobních údajů: jméno, e-mail za účelem zkvalitnění služeb pro naše zákazníky
vedení personální a mzdové agendy plnění zákonných povinností, oprávněného zájmu nebo plnění smlouvy v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany, a to například na základě zákoníku práce, přičemž detailní informaci k uvedenému poskytneme každému zaměstnanci při uzavření pracovní smlouvy titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa přechodného pobytu, rodné číslo, pracovní zařazení, datum vzniku a datum skončení pracovního poměru, údaje související se vzděláváním zaměstnanců a zvyšováním jejich kvalifikace a další informace, pokud je požaduje platný právní řád SR
výběrové řízení uchazeče o pracovní pozice plnění smlouvy, a to do momentu obsazení příslušné pracovní pozice titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, vzdělání, pracovní zkušenosti a další údaje uvedené v životopisu a motivačním dopise
účetní a daňové účely plnění zákonných povinností na základě právní úpravy v oblasti účetnictví a správy daní titul, jméno, příjmení obchodních partnerů, kterými jsou fyzické osoby nebo fyzické osoby zastupující nebo jednající ve prospěch právnických osob a další informace, pokud je poskytnutí za účelem výkonu činnosti požaduje platný právní řád ČR

4. Komu zpřístupňujeme vaše osobní údaje

  1. Jakékoliv osobní údaje, a to bez ohledu na to, zda patří našim zaměstnancům, zákazníkům nebo třetím osobám, zpřístupňujeme pouze osobám av té v míře, jaká je nezbytná pro plnění zákonných povinností a na poskytování našich služeb. Zároveň dbáme na to, aby jejich příjemci byly spolehlivé subjekty dodržující své zákonné povinnosti, přičemž s nimi za účelem ochrany Vašich osobních údajů uzavíráme smlouvy obsahující tyto závazky.
  2. Vaše osobní údaje dále výlučně v nezbytném rozsahu zpřístupňujeme zprostředkovatelem, s nimiž máme za účelem ochrany osobních údajů uzavřenou písemnou smlouvu jako například našim právním zástupcům, našemu IT technikovi, poskytovatelem softwarového vybavení nebo technické a bezpečnostní podpory naší společnosti i přepravním společnostem, které zajišťují dovoz našich zboží až přímo k Vám. V případě, že zpřístupňujeme Vaše osobní údaje takovým příjemcům, poskytneme Vám na požádání jejich konkretizován seznam, pokud nám to zákonná úprava umožňuje.
  3. Současně mohou být některé Vaše osobní údaje sdíleny s veřejností na naší webové stránce nebo na sociálních sítích Facebook na stránce “W rent” nebo Instagram na profilu “W rent” na portálu LinkedIn na účtu “W rent” nebo na stránce YouTube . Jejich zveřejnění je založeno na našem oprávněném zájmu spočívajícím v propagování našich zboží a služeb nebo v některých zvláštních případech na Vašem souhlasu.
  4. Dáváme však do Vaší pozornosti, že v případě, pokud navštívíte:
    1. naši stránku “W rent” na sociální síti Facebook , Jejíž provozovatelem je společnost Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA ( “Facebook”). Přehled doplňků pro síť Facebook a jejich vlastnosti naleznete na stránce: https://developers.facebook.com/docs/plugins nebo
    2. náš profil “W rent” na sociální síti Instagram , Jejíž provozovatelem je společnost Instagram LLC., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA ( “Instagram”). Přehled doplňků pro síť Instagram a jejich vlastnosti naleznete na adrese: http://blog.instagram.com/post/36222022872/introducing-instagram-badges nebo
    3. náš účet “W rent” na sociální síti LinkedIn , Jejíž provozovatelem je společnost LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA ( “LinkedIn”). Přehled doplňků pro síť LinkedIn a jejich vlastnosti naleznete na stránce: https://developer.linkedin.com/plugins nebo
    4. náš účet “W rent” na stránce YouTube, Jejíž provozovatelem je společnost Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko. Přehled doplňků pro stránku YouTube a jejich vlastnosti naleznete na stránce: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ .
  5. Vaše osobní údaje shromažďují výše uvedené společnosti v souladu s jejich pravidly zpracování osobních údajů a Vašimi nastaveními příslušné sociální sítě a prohlížeče. Tyto okolnosti neovlivňujeme. Pokud máte zájem o informace, které publikujeme na daných sociálních sítích a současně nechcete, aby byly Vaše osobní údaje tímto způsobem zpracovávané, prosíme Vás, abyste nás kdykoliv kontaktovali a my Vám informace, které Vás zajímají, poskytneme v jiné formě.
  6. Současně dáváme do pozornosti, že jsme povinni překazit spáchání trestného činu nebo jej oznámit a rovněž máme povinnost oznamovat informace na úseku předcházení praní peněz a financování terorismu. V takových výjimečných případech mohou být dotčeny osobní údaje sdíleny i s orgány činnými v trestním řízení.

5. Do kterých zemí přenášíme vaše osobní údaje?

  1. Vaše osobní údaje nepřenášíme to třetích zemí mimo Evropského hospodářského prostoru (EU, Island, Norsko a Lichtenštejnsko). Využíváme bezpečné cloudové služby ověřeného poskytovatele se servery umístěnými na území EU.
  2. Upozorňujeme Vás však, že pokud navštívíte naši skupinu “W rent” na sociální síti Facebook nebo naši skupinu “W rent” na sociální síti Instagram nebo náš účet “W rent” na sociální síti LinkedIn nebo náš účet na na stránce YouTube Vaše osobní údaje budou shromažďovány společnostmi specifikovanými v bodě 4.4.1 – 4.4.4 těchto Pravidel, a to v souladu s jejich pravidly zpracování osobních údajů a Vašimi nastaveními, přičemž její úložiště a servery se mohou nacházet také ve Spojených státech amerických. Tyto okolnosti neovlivňujeme. Pokud máte zájem o informace, které publikujeme na daných sociálních sítích a současně nechcete, aby byly Vaše osobní údaje touto formou přenášeny mimo Evropský hospodářský prostor, prosíme Vás, abyste nás kontaktovali a my Vám informace poskytneme v jiné formě.

6. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

  1. Osobní údaje uchováváme nejvíce, dokud je to nutné pro účely, pro které se zpracovávají, pokud nám platný právní řád ČR neukládá povinnost uchovávat jejich déle, například z důvodu vyřizování a přijímání reklamací, řešení soudních sporů, archivace, povinností vyplývajících z boje proti nelegální činnosti nebo účetních povinností.
  2. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě zákona, uchováváme je tak dlouho, jak nám to přikazuje příslušná právní úprava. Pokud zpracováváme osobní údaje na základě zákona a tento neurčuje dobu jejich uchovávání, uchováváme Vaše osobní údaje po dobu 5 let, a to z důvodu, že by bylo nutné použít je v případě objasnění vzniklých sporů.
  3. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě smlouvy a platný právní řád ČR nestanoví jinak, uchováváme je po jejím ukončení po dobu 5 let, pro případ, že by bylo nutné použít je v případě soudního či jiného sporu.
  4. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje pouze na základě oprávněného zájmu, uchováváme jejich maximálně po dobu 5 let od jejich posledního použití stejně pro případ jejich potřeby v soudním či jiném obdobném řízení nebo do momentu, kdy úspěšně namítáte proti jejich zpracování.
  5. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě souhlasu, přestaneme je uchovávat, pokud souhlas odvoláte nebo po uplynutí sjednané platnosti souhlasu.
  6. V případě záznamů z kamerových systémů je tato doba maximálně 15 dní ode dne vyhotovení kamerového systému.
  7. Audio záznamy z infolinky nevyhotovuje.

7. Jak o vás získáváme osobní údaje?

  1. Osobní údaje získáváme obvykle od zákazníků, a to zejména prostřednictvím uzavření smlouvy.
  2. Pokud jste nás kontaktovali prostřednictvím kontaktního formuláře zveřejněného na naší webové stránce nebo prostřednictvím infolinky, získali jsme Vaše osobní údaje přímo od Vás.
  3. Pokud jste našimi zaměstnanci nebo jinými smluvními partnery, Vaše údaje získáváme především od Vás při ucházení se o zaměstnání a při uzavření pracovní či jiné smlouvy.

8. Jak vaše údaje používáme?

  1. Tak, jak uvádíme ve výše uvedené tabulce, získáváme jen ty osobní údaje, které potřebujeme k tomu, abychom Vám poskytli kvalitní služby v souladu se zákonnou úpravou. Vaše osobní údaje chráníme a zajišťujeme, aby byly používány výhradně na ten účel, pro který jsme je získali. Naši zaměstnanci, kteří jsou oprávněni s Vašimi osobními údaji pracovat, jsou vyškoleni tak, aby zajistily Vaši ochranu. Z tohoto důvodu platí, že pokud:
    1. jsme Vaše osobní údaje potřebovali za účelem uzavření smlouvy nebo vybavení Vašich předsmluvních požadavků, použili jsme je přesně za tímto účelem a zákonem schváleným způsobem;
    2. jsme Vaše osobní údaje získali z důvodu plnění si zákonných povinností spojených s naší činností, např. za účelem fakturace a dalších účetních povinností, používáme a zpracováváme jejich způsobem určeným takovýmto zákonem;
    3. zpracováváme Vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu, můžete se spolehnout, že budou použity výhradně ve snaze takový oprávněný zájem zajistit;
    4. máme Vaše osobní údaje díky tomu, že jste nám udělili souhlas, zpracováváme je za účelem a způsobem, který je v něm uveden, ovšem jen dokud takový souhlas neodvoláte.
  2. Zdůrazňujeme, že mezi naše povinnosti patří i spolupráce se státními institucemi a pokud jsme povinni poskytnout Vaše osobní údaje v případě jejich žádosti nebo v případě řízení před správními nebo soudními orgány, máme právo Vaše osobní údaje zpracovávat i za těmito účely.

9. Webové stránky a Cookies

  1. Cookies, které používá webová stránka, neshromažďují žádné osobní údaje. Používání naší webové stránky je tak nejen bezpečné, ale i v celém rozsahu respektuje Vaše právo na ochranu soukromí a osobních údajů.
  2. Za účelem statistického vyhodnocování návštěvnosti webové stránky používáme službu Google Analytics, Vaše IP adresy jsou však anonymizované, a tudíž není možné Vás podle nich identifikovat, v důsledku čehož se nepovažují za osobní údaje.
  3. Více o zásadách používání souborů Cookie touto webovou stránkou najdete na samostatné podstránce .

10. Jaká práva máte jako dotyčná osoba?

  1. Právo na přístup k údajům
    1. Máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda a jak zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, jaké údaje a komu je poskytujeme. Stejně můžete žádat přístup k těmto údajům, a to formou jednoduché žádosti zaslané na kontaktní údaje uvedené v úvodu těchto pravidel. Prosíme Vás, abyste v žádosti nezapomněli identifikovat a poskytnout nám kontaktní údaje, na které můžeme zaslat odpověď (např. E-mailovou adresu).
  2. Právo na opravu
    1. Pokud máte pocit, že některé z osobních údajů, které o Vás zpracováváme, jsou nesprávné, můžete od nás požadovat jejich opravu. Také od nás můžete požadovat doplnění údajů, které považujete za neúplně. Prosíme Vás, abyste v takovém případě nezapomněli jasně a srozumitelně uvést v čem podle Vašeho názoru spočívá nesprávnost nebo neúplnost osobních údajů, informaci o tom, jak si přejete opravu provést a pokud je to nutné, i důkazy o jejich nesprávnosti.
  3. Právo na vymazání (právo na zapomnění)
    1. Máte právo požadovat od nás vymazání osobních údajů, které o Vás zpracováváme, přičemž v určitých zákonem stanovených případech jsme povinni této žádosti vyhovět. Upozorňujeme však, že v některých případech nám GDPR umožňuje odmítnout Vaši žádost o vymazání, například pokud je jejich zpracování nezbytné pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého výzkumu či pro statistické účely nebo na prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků.
  4. Právo na omezení zpracování
  5. Máte právo omezit rozsah, v jakém zpracováváme Vaše osobní údaje, pokud:
    1. jste napadli správnost osobních údajů, a to dokud Vaše námitky neověříme;
    2. je zpracování protizákonné a Vy namítáte proti vymazání osobních údajů a žádáte namísto toho omezení jejich použití;
    3. už osobní údaje nepotřebujeme, ale Vy je potřebujete k prokázání, uplatňování nebo obhajování právních nároků;
    4. namítáte oprávněnost našich zájmů na zpracování osobních údajů, a to až do ověření, zda naše oprávněné důvody převažují nad vámi uvedenými oprávněnými důvody.
  6. Právo na přenositelnost údajů
    1. Máte právo získat od nás Vaše osobní údaje v běžně používaném formátu a přenést tyto údaje k jinému provozovateli nebo zprostředkovateli. Toto právo se však týká pouze údajů, na zpracovávání kterých jste nám udělili svůj souhlas nebo se zpracovávají na základě smluvního vztahu s vámi a jsou zpracovávány automatizovanými prostředky. Také je toto právo lze využít pouze v rozsahu, v jakém nemá nepříznivé dopady na práva s svobody jiných osob.
  7. právo namítat
    1. V některých případech máte právo namítat zpracovávání Vašich osobních údajů. Jde zejména o zpracování, které provádíme na právním základě našich oprávněných zájmů, včetně profilování založeném na daném právním základě, ale také například při zpracovávání osobních údajů pro účely vědeckého nebo historického výzkumu či pro statistické účely.
    2. V praxi k vznesení námitek proti zpracování většinou dojde pokud z nějakého důvodu nesouhlasíte se způsobem, jakým zpracováváme Vaše osobní údaje, například podle těchto pravidel. V takovém případě je třeba, abyste nás o svých námitkách informovali. Prosíme Vás, abyste uvedli jasný a srozumitelný popis okolností, na jejímž základě se domníváte, že předmětné zpracovávání nepřiměřeně zasahuje do práv a svobod.
  8. Práva týkající se automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování
    1. Naše společnost nepraktikuje automatizované individuální rozhodování, tj rozhodování bez lidského zásahu. Pokud by však k němu docházelo, měli byste právo žádat, aby se na Vás takové rozhodování nevztahovalo, pokud by takové rozhodnutí mělo právní účinky, které by se Vás týkaly nebo Vás obdobně významně ovlivňovaly.
  9. Právo podat stížnost
    1. V případě, že budete mít jakékoli dotazy nebo pochybnosti týkající se zpracování Vašich osobních údajů neváhejte nás kdykoliv kontaktovat. Naše společnost se vždy bude snažit vyřešit jakékoli sporné záležitosti k Vaší spokojenosti.
    2. Pokud byste však s naším postupem nebyly spokojen, máte právo podat stížnost dozorčímu orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky, o kterém naleznete bližší informace prostřednictvím https://dataprotection.gov.sk/uoou/ .

11. Změny podmínek ochrany osobních údajů

  1. Ochrana osobních údajů pro nás není jednorázovou záležitostí. Informace, které jsme Vám povinni vzhledem na naše zpracování osobních údajů poskytnout, se mohou měnit nebo přestat být aktuální. Z tohoto důvodu si vyhrazujeme možnost kdykoliv tyto podmínky upravit a změnit v jakémkoliv rozsahu. V případě, že změníme tyto podmínky podstatným způsobem změnu Vám oznámíme na této webové stránce nebo prostřednictvím emailu.

V Považské Bystrici 25.05.2018