Zásady spracúvania osobných údajov

Pravidlá spracúvania osobných údajov v spoločnosti W rent, s. r. o.

Ochrana Vašich osobných údajov je jedným významným prvkom budovania systémov a postupov využívaných v našej spoločnosti. Tieto pravidlá vysvetľujú, akým spôsobom v spoločnosti W rent, s. r. o., so sídlom Prečín 277, 018 15 Prečín, Slovensko, IČO: 46 908 668, spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trenčín, oddiel Sro, vložka č. 27314/R, spracúvame Vaše osobné údaje pri poskytovaní našich služieb.

Zdôrazňujeme, že naša spoločnosť sa zaväzuje neustále zlepšovať politiku, postupy a systém bezpečnosti ochrany osobných údajov a za týmto účelom ich primerane inovovať a zdokonaľovať. V snahe zabezpečiť efektívnu ochranu osobných údajov získavame a uplatňujeme v praxi najnovšie poznatky.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) známym ako GDPR a ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalších predpisov.

Zamestnanci našej spoločnosti a ďalšie osoby podieľajúce sa na našej činnosti sú povinní zachovávať mlčanlivosť o všetkých informáciách a dokladoch o záležitostiach týkajúcich sa našich zákazníkov, ktoré sme získali pri výkone svojej činnosti, a ktoré nie sú verejne prístupné.

Ak máte akékoľvek otázky, môžete nás kedykoľvek kontaktovať, a to na adrese našej prevádzkarne Mládežnícka 2161/99 (v Priemyselnom areáli v Považských strojárňach), 017 01 Považská Bystrica, GPS súradnice: 49°07′35.6″ N, 18°24′53.0″ E alebo prostredníctvom e-mailu: obchod@wrent.sk.

1. Čo sú osobné údaje?

1. Osobné údaje znamenajú akékoľvek údaje, na základe ktorých Vás môžeme identifikovať, či už priamo alebo nepriamo. Osobné údaje tak môžu byť napríklad meno, priezvisko, adresa alebo telefónne číslo.
2. GDPR rozoznáva aj osobitnú kategóriu osobných údajov, ku ktorej je potrebné pristupovať mimoriadne citlivo. Osobitné kategórie osobných údajov sú také údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách, ale aj napríklad genetické údaje určené na Vašu identifikáciu, či údaje týkajúce sa zdravia. Naša spoločnosť nemá záujem pri uzatváraní zmluvných vzťahov spracúvať osobitné kategórie osobných údajov svojich zákazníkov. V prípade, ak ste nám takéto údaje odovzdali, prosíme Vás, aby ste nás o tom informovali prostredníctvom vyššie uvedených kontaktov a my zabezpečíme ich vymazanie z našich databáz, pokiaľ nám platný právny poriadok SR ich odstránenie neznemožňuje.
3. Špeciálnym režimom sa spravujú aj osobné údaje maloletých detí. Naša spoločnosť tieto údaje úmyselne nespracúva okrem prípadov, kedy nám to prikazuje zákon (napr. v určitých prípadoch v pracovných vzťahoch). V prípade, ak zistíte, že nám boli odovzdané osobné údaje maloletých detí, prosíme Vás, aby ste nás o tom informovali prostredníctvom vyššie uvedených kontaktov a my zabezpečíme ich vymazanie z našich databáz, pokiaľ nám platný právny poriadok SR ich odstránenie neznemožňuje.

2. Prečo spracúvame osobné údaje?

1. Spracúvanie osobných údajov znamená akúkoľvek operáciu alebo súbor operácií s osobnými údajmi, ako napríklad ich získavanie, usporadúvanie, uchovávanie, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, šírenie, vymazanie alebo likvidáciu, a to bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.
2. Vaše osobné údaje spracúvame predovšetkým preto, aby sme Vám mohli poskytovať naše služby a plniť si zákonné povinnosti.
3. Okrem toho Vaše osobné údaje spracúvame aj v prípade, ak to vyžaduje platný právny poriadok SR alebo v prípade, ak potrebujeme chrániť oprávnené záujmy našich zákazníkov, našej spoločnosti alebo v odôvodnených prípadoch aj iných osôb.

3. Na aké účely a na akých právnych základoch spracúvame osobné údaje?

4. Komu sprístupňujeme vaše osobné údaje

1. Akékoľvek osobné údaje, a to bez ohľadu na to, či patria našim zamestnancom, zákazníkom alebo tretím osobám, sprístupňujeme len tým osobám a v tej v miere, aká je nevyhnutná na plnenie zákonných povinností a na poskytovanie našich služieb. Zároveň dbáme na to, aby ich príjemcami boli spoľahlivé subjekty dodržiavajúce svoje zákonné povinnosti, pričom s nimi za účelom ochrany Vašich osobných údajov uzatvárame zmluvy obsahujúce tieto záväzky.
2. Vaše osobné údaje ďalej výlučne v nevyhnutnom rozsahu sprístupňujeme sprostredkovateľom, s ktorými máme za účelom ochrany osobných údajov uzatvorenú písomnú zmluvu ako napríklad našim právnym zástupcom, nášmu IT technikovi, poskytovateľom softvérového vybavenia alebo technickej a bezpečnostnej podpory našej spoločnosti ako aj prepravným spoločnostiam, ktoré zabezpečujú dovoz našich tovarov až priamo k Vám. V prípade, ak sprístupňujeme Vaše osobné údaje takýmto príjemcom, poskytneme Vám na požiadanie ich konkretizovaný zoznam, pokiaľ nám to zákonná úprava umožňuje.
3. Súčasne môžu byť niektoré Vaše osobné údaje zdieľané s verejnosťou na našej webovej stránke alebo na sociálnych sieťach Facebook na stránke „W rent“ alebo Instagram na profile „W rent“ na portáli LinkedIn na účte „W rent“ alebo na stránke YouTube. Ich uverejnenie je založené na našom oprávnenom záujme spočívajúcom v propagovaní našich tovarov a služieb alebo v niektorých osobitných prípadoch na Vašom súhlase.
4. Dávame však do Vašej pozornosti, že v prípade, ak navštívite:
   1. našu stránku „W rent“ na sociálnej sieti Facebook, ktorej prevádzkovateľom je spoločnosť Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA („Facebook“). Prehľad doplnkov pre sieť Facebook a ich vlastnosti nájdete na stránke: https://developers.facebook.com/docs/­plugins, alebo
   2. náš profil „W rent“ na sociálnej sieti Instagram, ktorej prevádzkovateľom je spoločnosť Instagram LLC., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA („Instagram“). Prehľad doplnkov pre sieť Instagram a ich vlastnosti nájdete na adrese: http://blog.instagram.com/post/­36222022872/introducing-instagram-badges, alebo
   3. náš účet „W rent“ na sociálnej sieti LinkedIn, ktorej prevádzkovateľom je spoločnosť LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA („LinkedIn“). Prehľad doplnkov pre sieť LinkedIn a ich vlastnosti nájdete na stránke: https://developer.linkedin.com/plugins, alebo
   4. náš účet „W rent“ na stránke YouTube, ktorej prevádzkovateľom je spoločnosť Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko. Prehľad doplnkov pre stránku YouTube a ich vlastnosti nájdete na stránke: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.
5. Vaše osobné údaje zhromažďujú vyššie uvedené spoločnosti v súlade s ich pravidlami spracúvania osobných údajov a Vašimi nastaveniami príslušnej sociálnej siete a prehliadača. Tieto okolnosti neovplyvňujeme. Pokiaľ máte záujem o informácie, ktoré publikujeme na daných sociálnych sieťach a súčasne nechcete, aby boli Vaše osobné údaje týmto spôsobom spracúvané, prosíme Vás, aby ste nás kedykoľvek kontaktovali a my Vám informácie, ktoré Vás zaujímajú, poskytneme v inej forme.
6. Súčasne dávame do pozornosti, že sme povinní prekaziť spáchanie trestného činu alebo ho oznámiť a takisto máme povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania prania špinavých peňazí a financovania terorizmu. V takýchto výnimočných prípadoch môžu byť dotknuté osobné údaje zdieľané aj s orgánmi činnými v trestnom konaní.

5. Do ktorých krajín prenášame vaše osobné údaje?

1. Vaše osobné údaje neprenášame to tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko). Využívame bezpečné cloudové služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými na území EÚ.
2. Upozorňujeme Vás však, že pokiaľ navštívite našu skupinu „W rent“ na sociálnej sieti Facebook alebo našu skupinu „W rent“ na sociálnej sieti Instagram alebo náš účet „W rent“ na sociálnej sieti LinkedIn alebo náš účet na na stránke YouTube Vaše osobné údaje budú zhromažďované spoločnosťami špecifikovanými v bode 4.4.1 – 4.4.4 týchto Pravidiel, a to v súlade s ich pravidlami spracúvania osobných údajov a Vašimi nastaveniami, pričom jej úložiská a servery sa môžu nachádzať aj v Spojených štátoch amerických. Tieto okolnosti neovplyvňujeme. Pokiaľ máte záujem o informácie, ktoré publikujeme na daných sociálnych sieťach a súčasne nechcete, aby boli Vaše osobné údaje touto formou prenášané mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prosíme Vás, aby ste nás kontaktovali a my Vám informácie poskytneme v inej forme.

6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

1. Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa spracúvajú, ak nám platný právny poriadok SR neukladá povinnosť uchovávať ich dlhšie, napríklad z dôvodu vybavovania a prijímania reklamácií, riešenia súdnych sporov, archivácie, povinností vyplývajúcich z boja proti nelegálnej činnosti alebo účtovných povinností.
2. Pokiaľ spracúvame Vaše osobné údaje na základe zákona, uchovávame ich tak dlho, ako nám to prikazuje príslušná právna úprava. Ak spracúvame osobné údaje na základe zákona a tento neurčuje dobu ich uchovávania, uchovávame Vaše osobné údaje po dobu 5 rokov, a to z dôvodu, ak by bolo potrebné použiť ich v prípade objasnenia vzniknutých sporov.
3. V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe zmluvy a platný právny poriadok SR neurčuje inak, uchovávame ich po jej ukončení po dobu 5 rokov, pre prípad, ak by bolo potrebné použiť ich v prípade súdneho či iného sporu.
4. Ak spracúvame Vaše osobné údaje len na základe oprávneného záujmu, uchovávame ich maximálne po dobu 5 rokov od ich posledného použitia rovnako pre prípad ich potreby v súdnom či inom obdobnom konaní alebo do momentu, kedy úspešne namietate proti ich spracúvaniu.
5. V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, prestaneme ich uchovávať, pokiaľ súhlas odvoláte alebo po uplynutí dohodnutej platnosti súhlasu.
6. V prípade záznamov z kamerových systémov je táto doba najviac 15 dní odo dňa vyhotovenia kamerového systému.
7. Audio záznamy z infolinky nevyhotovujeme.

7. Ako o vás získavame osobné údaje?

1. Osobné údaje získavame zvyčajne od zákazníkov, a to najmä prostredníctvom uzatvorenia zmluvy.
2. Ak ste nás kontaktovali prostredníctvom kontaktného formulára zverejneného na našej webovej stránke alebo prostredníctvom infolinky, získali sme Vaše osobné údaje priamo od Vás.
3. Ak ste našimi zamestnancami alebo inými zmluvnými partnermi, Vaše údaje získavame predovšetkým od Vás pri uchádzaní sa o zamestnanie a pri uzatvorení pracovnej či inej zmluvy.

8. Ako vaše údaje používame?

1. Tak, ako uvádzame vo vyššie uvedenej tabuľke, získavame len tie osobné údaje, ktoré potrebujeme na to, aby sme Vám poskytli kvalitné služby v súlade so zákonnou úpravou. Vaše osobné údaje chránime a zabezpečujeme, aby boli používané výlučne na ten účel, na ktorý sme ich získali. Naši zamestnanci, ktorí sú oprávnení s Vašimi osobnými údajmi pracovať, sú vyškolení tak, aby zabezpečili Vašu ochranu. Z tohto dôvodu platí, že ak:
   1. sme Vaše osobné údaje potrebovali za účelom uzatvorenia zmluvy alebo vybavenia Vašich predzmluvných požiadaviek, použili sme ich presne za týmto účelom a zákonom schváleným spôsobom;
   2. sme Vaše osobné údaje získali z dôvodu plnenia si zákonných povinností spojených s našou činnosťou, napr. za účelom fakturácie a ďalších účtovných povinností, používame a spracúvame ich spôsobom určeným takýmto zákonom;
   3. spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu oprávneného záujmu, môžete sa spoľahnúť, že budú použité výlučne v snahe takýto oprávnený záujem zabezpečiť;
   4. máme Vaše osobné údaje vďaka tomu, že ste nám udelili súhlas, spracúvame ich za účelom a spôsobom, ktorý je v ňom uvedený, avšak len dovtedy, kým takýto súhlas neodvoláte.
2. Zdôrazňujeme, že medzi naše povinnosti patrí aj spolupráca so štátnymi inštitúciami a ak sme povinní poskytnúť Vaše osobné údaje v prípade ich žiadosti alebo v prípade konania pred správnymi alebo súdnymi orgánmi, máme právo Vaše osobné údaje spracúvať aj za týmito účelmi.

9. Webová stránka a Cookies

1. Cookies, ktoré používa webová stránka, nezhromažďujú žiadne osobné údaje. Používanie našej webovej stránky je tak nielen bezpečné, ale aj v celom rozsahu rešpektuje Vaše právo na ochranu súkromia a osobných údajov.
2. Za účelom štatistického vyhodnocovania návštevnosti webovej stránky používame službu Google Analytics, Vaše IP adresy sú však anonymizované, a teda nie je možné Vás podľa nich identifikovať, v dôsledku čoho sa nepovažujú za osobné údaje.
3. Viac o zásadách používania súborov Cookie touto webovou stránkou nájdete na samostatnej podstránke.

10. Aké práva máte ako dotknutá osoba?

1. Právo na prístup k údajom
   1. Máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či a ako spracúvame Vaše osobné údaje a ak áno, aké údaje a komu ich poskytujeme. Rovnako môžete žiadať prístup k týmto údajom, a to formou jednoduchej žiadosti zaslanej na kontaktné údaje uvedené v úvode týchto pravidiel. Prosíme Vás, aby ste sa v žiadosti nezabudli identifikovať a poskytnúť nám kontaktné údaje, na ktoré môžeme zaslať odpoveď (napr. e-mailovú adresu).
2. Právo na opravu
   1. Pokiaľ máte pocit, že niektoré z osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, sú nesprávne, môžete od nás požadovať ich opravu. Taktiež od nás môžete požadovať doplnenie údajov, ktoré považujete za neúplne. Prosíme Vás, aby ste v takom prípade nezabudli jasne a zrozumiteľne uviesť v čom podľa Vášho názoru spočíva nesprávnosť alebo neúplnosť osobných údajov, informáciu o tom, ako si želáte opravu uskutočniť a ak je to potrebné, aj dôkazy o ich nesprávnosti.
3. Právo na vymazanie (právo na zabudnutie)
   1. Máte právo požadovať od nás vymazanie osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, pričom v určitých zákonom určených prípadoch sme povinní tejto žiadosti vyhovieť. Upozorňujeme však, že v niektorých prípadoch nám GDPR umožňuje odmietnuť Vašu žiadosť o vymazanie, napríklad ak je ich spracúvanie potrebné na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého výskumu či na štatistické účely alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
4. Právo na obmedzenie spracúvania
5. Máte právo obmedziť rozsah, v akom spracúvame Vaše osobné údaje, ak:
   1. ste napadli správnosť osobných údajov, a to až pokiaľ Vaše námietky neoveríme;
   2. je spracúvanie protizákonné a Vy namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia;
   3. už osobné údaje nepotrebujeme, ale Vy ich potrebujete na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
   4. namietate oprávnenosť našich záujmov na spracúvanie osobných údajov, a to až do overenia, či naše oprávnené dôvody prevažujú nad Vami uvedenými oprávnenými dôvodmi.
6. Právo na prenosnosť údajov
   1. Máte právo získať od nás Vaše osobné údaje v bežne používanom formáte a preniesť tieto údaje k inému prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi. Toto právo sa však týka len údajov, na spracúvanie ktorých ste nám udelili svoj súhlas alebo sa spracúvajú na základe zmluvného vzťahu s Vami a sú spracúvané automatizovanými prostriedkami. Taktiež je toto právo možné využiť len v rozsahu, v akom nemá nepriaznivé dôsledky na práva s slobody iných osôb.
7. Právo namietať
   1. V niektorých prípadoch máte právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov. Ide najmä o spracúvanie, ktoré vykonávame na právnom základe našich oprávnených záujmov, vrátane profilovania založenom na danom právnom základe, ale aj napríklad pri spracúvaní osobných údajov na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely.
   2. V praxi k vzneseniu námietok proti spracúvaniu väčšinou dôjde pokiaľ z nejakého dôvodu nesúhlasíte so spôsobom, akým spracúvame Vaše osobné údaje, napríklad podľa týchto pravidiel. V takom prípade je potrebné, aby ste nás o svojich námietkach informovali. Prosíme Vás, aby ste uviedli jasný a zrozumiteľný opis okolností, na základe ktorej sa domnievate, že predmetné spracúvanie neprimerane zasahuje do Vašich práv a slobôd.
8. Práva týkajúce sa automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania
   1. Naša spoločnosť nepraktizuje automatizované individuálne rozhodovanie, t.j. rozhodovanie bez ľudského zásahu. Pokiaľ by však k nemu dochádzalo, mali by ste právo žiadať, aby sa na Vás takéto rozhodovanie nevzťahovalo, ak by takéto rozhodnutie malo právne účinky, ktoré by sa Vás týkali alebo Vás obdobne významne ovplyvňovali.
9. Právo podať sťažnosť
   1. V prípade, že budete mať akékoľvek otázky alebo pochybnosti týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov neváhajte nás kedykoľvek kontaktovať. Naša spoločnosť sa vždy bude snažiť vyriešiť akékoľvek sporné záležitosti k Vašej spokojnosti.
   2. Pokiaľ by ste však s našim postupom neboli spokojný, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, o ktorom nájdete bližšie informácie prostredníctvom https://dataprotection.gov.sk/uoou/.

11. Zmeny podmienok ochrany osobných údajov

1. Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, ak zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, zmenu Vám oznámime na tejto webovej stránke alebo prostredníctvom emailu.

V Považskej Bystrici 25.05.2018